La mejora en la metodología de trabajo y , en definitiva, en los servicios prestados, ha llevado a PROCURADURIA LEON, a adoptar sistemas de Gestión Electrónica Documental, es decir, sistemas de tratamiento de la documentación que combina la imagen con información textual asociada a ella, permitiendo el almacenamiento, recuperación y reproducción de los documentos de modo automatizado.
La captura de los documentos se realiza, fundamentalmente, a través del escáner. Se utiliza para el almacenamiento y recuperación de los documentos en formato papel, admitiendo también registros electrónicos (fax, ficheros generados en procesadores de texto, hojas de cálculo, O.C.R., etc.). El documento en papel, una vez escaneado, se transforma en formato electrónico (imagen).El papel pasa a documento electrónico adquiriendo unas características especiales que lo hacen altamente ágil y ventajoso para su manejo.
- Ventajas.
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- Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos
- Disminución del tiempo en tratamiento , gestión o envío.
- Mejora de la calidad del servicio ofrecido; la respuesta a las demandas de documentos, es inmediata, pudiendo recibir copia de los mismos en el acto o descargarlo vía internet.
- Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento .
- Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz
- Más seguridad y reducción de costes .
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